Software de gestão de condomínio: o papel da tecnologia

A tecnologia não substitui o administrador, mas muda a forma como o condomínio funciona: com um software de gestão de condomínio e um portal do condómino, cada proprietário consulta as contas, as atas e as comunicações quando quer, sem ter de as pedir. Desde a Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro, a lei prevê também assembleias por videoconferência e convocatórias por correio eletrónico. O resultado é um condomínio mais transparente, mais rápido a decidir e com menos papel. Mas convém saber o que a lei permite, e com que condições.

Portal do condómino: as contas à vista

O portal do condómino é uma área reservada online onde cada proprietário acede à informação do seu condomínio. Na prática, resolve o problema mais comum na relação entre condóminos e administração: a falta de informação.

O que um bom portal deve permitir consultar:

• Contas do condomínio: receitas, despesas, execução do orçamento e saldo do fundo comum de reserva.
• Conta corrente da fração: quotas emitidas, pagamentos e valores em dívida.
• Atas das assembleias e regulamento do condomínio.
• Comunicações da administração: avisos de obras, cortes de água, visitas técnicas, convocatórias.
• Documentos relevantes: apólice de seguro, contratos de manutenção, relatórios de inspeção.

O artigo 1436.º do Código Civil obriga o administrador a prestar contas à assembleia e a guardar todos os documentos do condomínio. Um portal não altera estas obrigações, mas torna-as visíveis durante o ano inteiro, e não apenas na assembleia de janeiro.

Assembleias por videoconferência

A Lei n.º 8/2022 acrescentou ao Decreto-Lei n.º 268/94 o artigo 1.º-A, que permite realizar a assembleia de condóminos por meios de comunicação à distância, preferencialmente por videoconferência. Isto acontece quando a administração o determine ou quando a maioria dos condóminos o requeira.

Há uma salvaguarda importante: se um condómino, por motivo justificado, não tiver condições para participar à distância e o comunicar à administração, cabe a esta assegurar-lhe os meios necessários. Se não o fizer, a assembleia não pode realizar-se por essa via.

Na prática, as assembleias podem ser presenciais, totalmente online ou mistas. Para que funcionem bem:

• A convocatória deve indicar claramente como participar (plataforma, ligação, forma de identificação).
• É preciso garantir que se sabe quem está presente e com que permilagem, para calcular o quórum e as maiorias.
• As votações têm de ficar registadas de forma clara, para a ata refletir o que foi decidido.
• Deve haver um contacto de apoio para quem tiver dificuldades técnicas no próprio dia.

A videoconferência costuma aumentar a participação, sobretudo em prédios com proprietários que não vivem no edifício.

Convocatórias e atas por email

A mesma lei alterou o artigo 1432.º do Código Civil. A convocatória da assembleia pode ser enviada por correio eletrónico aos condóminos que tenham manifestado essa vontade numa assembleia anterior, ficando essa vontade registada em ata com o respetivo endereço de email. Nesse caso, o condómino deve enviar, pelo mesmo meio, recibo de receção da convocatória.

Daqui resultam três cuidados práticos:

1. O consentimento tem de estar em ata. Não basta ter o email do condómino numa base de dados; é preciso que a vontade tenha sido manifestada em assembleia e registada.
2. Quem não deu consentimento continua a ser convocado pelas vias tradicionais: carta registada ou aviso convocatório com recibo de receção assinado, com a antecedência prevista no artigo 1432.º.
3. A administração deve guardar os recibos de receção, porque podem ser necessários para demonstrar que a convocatória foi feita.

Os dados de contacto dos condóminos são dados pessoais, sujeitos ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Devem ser usados apenas para a gestão do condomínio e não partilhados com terceiros sem fundamento.

Pagamentos por referência Multibanco

A cobrança das quotas é uma das funções do administrador (art. 1436.º). Muitos sistemas de gestão permitem emitir avisos de pagamento com referência Multibanco ou outros meios eletrónicos, o que traz vantagens claras:

• O pagamento fica automaticamente associado à fração certa, sem transferências por identificar.
• O condómino paga quando quer, no multibanco ou no homebanking.
• A conta corrente atualiza-se mais depressa, o que facilita o controlo de dívidas.

Um condomínio com cobranças em dia tem menos necessidade de quotas extraordinárias e consegue cumprir o plano de manutenção.

Registo de ocorrências

Uma lâmpada fundida nas escadas, uma infiltração na garagem, um portão que não fecha: sem registo, estas ocorrências perdem-se entre telefonemas e mensagens. Com um registo centralizado, é possível:

• Saber quando foi comunicada cada ocorrência, a quem foi atribuída e quando ficou resolvida.
• Detetar problemas repetidos que justificam uma intervenção de fundo.
• Alimentar o histórico que serve de base ao plano de manutenção preventiva.

O que muda na prática

Tarefa	Sem ferramentas digitais	Com software de gestão de condomínio
Consultar contas	Pedido à administração ou só na assembleia	Consulta online a qualquer momento
Convocar a assembleia	Carta registada ou protocolo para todos	Email para quem consentiu em ata; carta para os restantes
Participar na assembleia	Presencial	Presencial, online ou mista
Pagar a quota	Transferência a identificar manualmente	Referência associada à fração
Comunicar uma avaria	Telefonema sem registo	Ocorrência registada e acompanhada
Aceder a atas e documentos	Arquivo em papel	Arquivo digital consultável

O que a tecnologia não resolve

Um bom software não compensa uma má gestão. As contas só são úteis se estiverem bem feitas, o portal só ajuda se for atualizado e as ocorrências só se resolvem se alguém as tratar. A tecnologia torna o trabalho da administração visível; a qualidade desse trabalho continua a depender das pessoas. Explicamos quais são as responsabilidades do administrador em o que faz um administrador de condomínio (e o que não faz).

Este artigo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico sobre um caso concreto.

Como a Condgest usa a tecnologia

Na Condgest, cada condómino tem acesso ao portal do condómino, onde consulta as contas, as atas e as comunicações do seu prédio, com relatórios financeiros claros. Tratamos também da preparação das assembleias, da manutenção, dos seguros e dos sinistros. Conheça a nossa administração de condomínios em Lisboa.

Se hoje não consegue ver as contas do seu prédio sem as pedir, talvez esteja na altura de mudar de administração. Também pode pedir uma proposta ou contactar-nos pelo +351 215 934 450 ou geral@condgest.com.