Como mudar de administração de condomínio: passo a passo

Para mudar de administração de condomínio, basta uma deliberação da assembleia de condóminos: o administrador é eleito e exonerado pela assembleia (art. 1435.º do Código Civil) e, salvo disposição especial, a decisão toma-se por maioria dos votos representativos do capital investido (art. 1432.º). O processo resume-se a quatro momentos: preparar a decisão, convocar a assembleia com o ponto na ordem de trabalhos, votar e registar em ata, e organizar a passagem de pasta entre a administração que sai e a que entra.

O que diz a lei sobre o administrador

O artigo 1435.º do Código Civil define as regras essenciais:

• Eleição e exoneração competem à assembleia de condóminos.
• O cargo é remunerável e pode ser exercido por um condómino ou por um terceiro, como uma empresa de administração.
• O mandato é de um ano, renovável, salvo disposição em contrário.
• O administrador mantém-se em funções até ser eleito ou nomeado o sucessor. O condomínio não fica sem administração entre a deliberação e a entrada do novo administrador.
• Exoneração judicial: qualquer condómino pode pedir ao tribunal a exoneração do administrador quando este tenha praticado irregularidades ou agido com negligência no exercício das funções.

Na maioria dos casos, a mudança faz-se pela via simples, a da assembleia. A via judicial fica para situações de conflito grave e deve ser acompanhada por um advogado.

Passo a passo para mudar de administração

1. Ler o contrato em vigor e a última ata de eleição

Antes de mais, confirme em que termos a administração atual foi eleita: data de início, duração do mandato e honorários aprovados. Se existir contrato escrito de prestação de serviços, veja as cláusulas de duração, renovação e aviso prévio. A deliberação da assembleia decide quem administra, mas o contrato pode prever condições de cessação que convém conhecer para evitar litígios.

2. Pedir e comparar propostas

Peça pelo menos duas ou três propostas e compare-as pelos serviços incluídos, não apenas pelo preço. No artigo quanto custa a administração de um condomínio explicamos o que comparar e que custos extra perguntar. Convém que as propostas sejam enviadas aos condóminos antes da assembleia.

3. Convocar a assembleia com o ponto na ordem de trabalhos

A assembleia é convocada pelo administrador ou por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido (art. 1431.º, n.º 2). Isto é útil quando a administração atual não quer convocar uma reunião para discutir a sua própria substituição.

A convocatória segue o art. 1432.º:

• carta registada enviada com 10 dias de antecedência, ou aviso convocatório entregue com a mesma antecedência, com recibo de receção assinado pelos condóminos;
• correio eletrónico para os condóminos que tenham manifestado essa vontade em assembleia anterior, com o endereço registado em ata, e que devem enviar recibo de receção pelo mesmo meio.

A ordem de trabalhos deve ser clara, por exemplo: «Exoneração da atual administração e eleição de nova administração para o período de…». Pode aproveitar a assembleia ordinária anual ou convocar uma extraordinária. Os pormenores estão no nosso guia da assembleia de condóminos.

4. Votar e registar tudo em ata

A deliberação deve ficar em ata com:

• a exoneração da administração cessante e a data em que produz efeitos;
• a identificação da nova administração, a duração do mandato e os honorários aprovados;
• a autorização para alterar os titulares das contas bancárias do condomínio;
• uma data-limite para a entrega de documentos e valores pela administração cessante.

A ata é o documento que o banco, os fornecedores e a própria administração cessante vão pedir. Quanto mais concreta for, menos margem há para discussões.

5. Organizar a passagem de pasta

É aqui que a maior parte das mudanças corre mal. A tabela resume o que deve ser entregue.

Área	O que receber
Documentos base	Título constitutivo da propriedade horizontal, regulamento do condomínio, livro e originais das atas
Finanças	Contas do último exercício e do ano em curso, extratos bancários, comprovativos de despesas, orçamento aprovado
Fundo comum de reserva	Saldo e extratos da conta onde está depositado
Condóminos	Conta corrente de cada fração, lista de dívidas, acordos de pagamento em curso
Contratos	Elevadores, limpeza, manutenção, energia, água, telecomunicações
Seguros	Apólices, incluindo o seguro obrigatório contra o risco de incêndio (art. 1429.º), e sinistros em aberto
Processos	Ações judiciais, injunções e outros processos pendentes, com o contacto do mandatário
Técnica	Chaves, comandos, códigos de acesso, relatórios de inspeção e histórico de manutenção

6. Informar condóminos e fornecedores

Com a pasta recebida, a nova administração comunica aos condóminos os novos dados para pagamento e contacto, e informa os fornecedores e a seguradora da mudança. Um portal do condómino facilita esta transição, porque cada condómino passa a consultar contas, atas e comunicações num só sítio.

O que exigir à administração cessante

O art. 1436.º do Código Civil inclui entre as funções do administrador prestar contas à assembleia e guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio. Na saída, isto traduz-se em três exigências concretas:

1. Prestação de contas até à data de cessação, com saldos bancários reconciliados.
2. Entrega de toda a documentação que tenha à sua guarda, idealmente com um auto de entrega assinado pelas duas administrações.
3. Informação sobre processos em curso — o administrador tem o dever de informar os condóminos sempre que o condomínio seja citado ou notificado em processos judiciais, e esses processos continuam depois da mudança.

Se a administração cessante não entregar o que deve, registe a recusa em ata e notifique-a por escrito. Se o impasse continuar, peça aconselhamento jurídico sobre os meios judiciais disponíveis.

Riscos comuns numa mudança de administração

• Convocatória irregular. Uma assembleia mal convocada abre a porta à impugnação da deliberação (art. 1433.º). Cumpra prazos e formas de envio.
• Contas bancárias por atualizar. Enquanto os titulares não mudam, a nova administração não consegue pagar fornecedores.
• Pagamentos em duplicado ou em falta no mês da transição, por falta de coordenação.
• Seguros esquecidos. Confirme a data de renovação das apólices e a quem a seguradora envia os avisos.
• Dívidas antigas sem seguimento. Quotas por cobrar há anos podem prescrever; veja o que fazer no artigo sobre quotas em atraso no condomínio.
• Expectativas desalinhadas. Antes de escolher, vale a pena rever o que faz realmente um administrador de condomínio.

Este artigo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico para o caso concreto do seu condomínio.

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